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Vie Pratique

Comment s’organiser avec les documents de son entreprise ?

Lorsque le désordre règne dans un bureau, cela a un impact direct sur la productivité et la motivation. Ce chaos peut même induire des erreurs qui peuvent générer des conséquences désastreuses pour une entreprise. Par conséquent, il est important de considérer certaines aides et éléments capables de vous accompagner dans cette tâche. Voici les points à considérer, pour retrouver un bureau bien rangé.

Utiliser des organisateurs de documents

Les chemises ou classeurs seront les alliés courants pour maintenir l’organisation dans un bureau. Pour cela, on peut organiser les dossiers par type de document (factures fournisseurs ou clients, commandes, bons de livraison…). On peut également les classer par client. On les disposera, par exemple, par ordre alphabétique ou numérique. Il faut également indiquer à l’extérieur de chaque classeur quel est son contenu, afin de pouvoir localiser facilement le dossier concerné. Une organisation par couleur peut aussi être très pratique et utile.

Cependant, si on manque d’espace dans les tiroirs du bureau, ou sur l’étagère, il existe aussi une alternative pratique. L’idée consiste ici à accrocher un porte document mural. C’est une solution très polyvalente ! Car en plus de libérer de l’espace sur un bureau, ce porte document mural peut trouver facilement une place. Que ce soit le long d’un passage, au coin d’une pièce, sur une porte…, ce porte revue mural n’est pas exigeant en emplacement.

Toujours investir dans un mobilier de rangement

L’archivage des documents antérieurs constitue aussi un bon moyen d’organiser les documents de l’entreprise. C’est une méthode qui peut aussi s’appliquer dans un environnement numérique. Il suffit de classer les documents des années précédentes dont on n’a plus besoin dans un dossier séparé. Ensuite, ces fichiers peuvent être stockés sur une étagère différente d’où se trouvent les documents sur lesquels on travaille actuellement. Par exemple, en les rangeant dans des étagères plus difficiles d’accès, car ils ne seront plus consultés qu’occasionnellement.

Seuls les dossiers récents devront occuper les étagères les plus accessibles. L’acquisition d’un mobilier de rangement doit également être considérée pour établir un espace de travail plus organisé. On peut opter pour des bibliothèques dans lesquelles garder les dossiers courants. Par contre, on peut aussi investir dans des armoires métalliques à portes. Elles sont pratiques pour ranger les anciens dossiers. Par contre, certains modèles verrouillables sont idéals pour stocker des dossiers délicats et confidentiels.

Adopter une méthode de travail favorable à l’organisation

Pour éviter l’accumulation de dossiers de part et d’autre du bureau, il est préférable d’être organisé dès le départ. Il faut éviter la procrastination et ranger directement les dossiers déjà traités. Il faut aussi être méthodique et bien appliqué pour appréhender une meilleure organisation. Si les dossiers sont trop nombreux, on peut les diviser et classer par priorité. Mais le plus important c’est de directement classer et archiver les dossiers qui ont été traités.

On peut également se faire aider par une assistance supplémentaire dans ce concept d’organisation. Notamment si on travaille sur des dossiers et documents numériques que physiques. Il existe actuellement plusieurs applications mobiles et de bureau qui permettent de faciliter énormément l’organisation des tâches. Celles-ci intègrent des systèmes d’alerte, de notification et de synchronisation. Elles sont très pratiques pour éviter les oublies et définir les priorités de chaque dossier.

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